El equipo coordinador de la Revista, con el apoyo de las autoridades de la Corte Suprema de Justicia, a través de la Dirección del Archivo General de Protocolos, y como apoyo al ejercicio de la función notarial, comparte a continuación, un extracto de los LINEAMIENTOS DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES, relativos al instrumento público Notarial:
DEL DOCUMENTO NOTARIAL:
1. En los instrumentos públicos no se puede utilizar abreviaturas o cifras, ni aún en los salvados; las fechas, números o cantidades, se deben expresar en letras. Asimismo, serán nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, que no se salven.
Fundamento Legal: Artículos 13 numerales 1 y 4, 14 del Código de Notariado.
2. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el instrumento público; asimismo, entre un instrumento y otro, solo se dejará el espacio necesario para las firmas.
Fundamento Legal: Artículos 13 numeral 2 y 7 del Código de Notariado.
3. Para registrar un mandato con alteración de la numeración cardinal del instrumento público, el notario deberá acompañar la certificación de las diligencias voluntarias de enmienda de protocolo.
Fundamento Legal: Artículo 96 del Código de Notariado.
4. Cuando se trate de representación legal, el notario debe hacer constar que tuvo a la vista los documentos fehacientes con los que se acredita la representación que se ejercita. Asimismo, deberá calificar la misma, expresando que a su juicio y de conformidad con la ley dicha representación es suficiente para el otorgamiento del mandato.
Fundamento Legal: Artículos 29 numeral 5 y 31 numeral 3 del Código de Notariado.
5. Si es necesario ampliar, aclarar, modificar y/o ratificar algún elemento esencial del negocio jurídico o que afecte el fondo del negocio, deberán comparecer todos los otorgantes del contrato original.
Fundamento Legal: Artículos 31 del Código de Notariado; 1578 del Código Civil.
6. El notario deberá indicar la nacionalidad de los comparecientes, no la región geográfica como caribeño, sudamericano, norteamericano, etc.
Fundamento legal: Artículo 29 numeral 2 del Código de Notariado.
7. Los mandatos que omitan o consignen erróneamente los datos de identificación personal de los otorgantes, serán suspendidos.
Fundamento legal: Artículo 29 numeral 2 del Código de Notariado.
8. Serán suspendidos los mandatos que omitan hacer constar que el o los testigos son civilmente capaces, idóneos y de conocimiento del notario. Si el notario no los conociere con anterioridad, deberá cerciorarse de su identidad por los medios legales.
Fundamento legal: Artículo 52 del Código de Notariado.
9. Los mandatos en que se exceda lo escrito fuera de las líneas o márgenes de hoja de papel sellado especial para protocolo, serán suspendidos, salvo que al final del instrumento público se hubieren realizado los salvados respectivos de conformidad con lo establecido en el Código de Notariado.
Fundamento legal: Artículo 5 del Acuerdo Gubernativo 4-2013 Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial Para Protocolos.
10. Los mandatos en que se omita o se consigne de forma errónea la expresión “Ante mí” o “Por mí y ante mí” según sea el caso, serán suspendidos. Para subsanar esa omisión, el notario deberá pagar una multa de Q. 50.00.
Fundamento legal: Artículo 29 numeral 12 y 33 del Código de Notariado.
11. Los mandatos en que se omita la advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y que deben presentar el testimonio a los registros respectivos, serán suspendidos. Para subsanar esa omisión, el notario deberá pagar una multa de Q. 50.00.
Fundamento legal: Artículo 29 numeral 11 y 33 del Código de Notariado.
12. Se suspenderán los poderes en que el notario, omita dar fe del contenido del instrumento público.
Fundamento legal: Artículos 29 numeral 10 y 34 del Código de Notariado.
13. La firma y sello del notario que autorice el contrato de mandato y extienda el testimonio respectivo, deberá coincidir con la firma y sello previamente registrados en la Corte Suprema de Justicia.
Fundamento legal: Artículos 2 numeral 3 y 77 numeral 5 del Código de Notariado.
14. No se inscribirán los mandatos, autorizados por un notario que se encontraba con impedimento para el ejercicio de la profesión al momento de autorizar el instrumento público o extender el testimonio correspondiente.
Fundamento Legal: Artículo 4 numeral 4 del Código de Notariado.
15. No se inscribirán aquellos mandatos en los que se omitan alguna de las firmas de los otorgantes, intérpretes, testigos o la del notario autorizante.
Fundamento legal: Artículos 29 numeral 12 y 31 numeral 6 del Código de Notariado.
16. Los mandatos en los que se omita consignar que los comparecientes se hallan en el libre ejercicio de sus derechos civiles, serán suspendidos.
Fundamento legal: Artículo 29 numeral 3 del Código de Notariado.
17. Los mandatos que omitan la aceptación de los otorgantes, serán suspendidos.
Fundamento legal: Artículos 1252, 1541 y 1687 del Código Civil; 29 numeral 10 del Código de Notariado.